Przechowywanie dokumentów – jak długo to robić?

Czy termin przechowywania dokumentów zawsze budzi u Ciebie pewne wątpliwości? Z naszym tekstem szybko je rozwiejesz. Sprawdź, co musisz wiedzieć w tej kwestii.

Przechowywanie akt – co musisz wiedzieć o terminach przechowywania?

Nie ma okresu przechowywania, który mógłby być zastosowany do wszystkich akt bez wyjątku. To dlatego osoby zajmujące się archiwizowaniem dokumentów muszą zdawać sobie sprawę z tego, jak brzmią aktualne przepisy. To w nich znajdziemy bowiem informacje o tym, ile czasu należy przechowywać każdy typ dokumentacji. O aktach firmowych związanych z księgowością dużo powie nam ordynacja wyborcza. Dokładnych informacji warto poszukiwać w 86 § 1. Zgodnie z jego treścią księgi podatkowe należy przechowywać tak długo, jak długo trwa zobowiązanie podatkowe. Jako że sięga ono pięciu lat, właśnie taki okres musimy zastosować, gdy chcemy zadbać o prawidłowe przechowywanie dokumentów księgowych.

Oprócz ksiąg podatkowych pięcioletni okres stosuje się także do innej dokumentacji. Takie przechowywanie akt należy zaplanować więc w przypadku:

  • rejestrów VAT;
  • ewidencji środków trwałych;
  • dokumentów inwentaryzacyjnych;
  • ewidencji przebiegu pojazdów.

Warto zaznaczyć, że pięć lat musi być liczone od końca roku kalendarzowego, na który przypadł koniec terminu płatności podatku.

Przechowywanie dokumentów – co z pozostałymi aktami?

Firmowe archiwa obejmują także inne typy dokumentacji. Spotkamy się m.in. z dokumentami zgłoszeniowymi i rozliczeniowymi ZUS. Aby zapoznać się z informacjami na temat tego, ile wynosi przechowywanie dokumentów w tej sytuacji, musimy odwołać się do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Aktualne przepisy mówią, że:

  • dokumenty korygujące, raporty miesięczne i kopie deklaracji rozliczeniowych należy przechowywać przez okres 5 lat, jeśli dokumenty zostały przekazane do ZUS od 1 stycznia 2012.
  • dokumentów przekazanych do 31 grudnia 2011 obowiązuje okres przechowywania równy 10 lat.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – co z aktami pracowniczymi?

Często najwięcej wątpliwości wzbudza przechowywanie dokumentów pracowniczych. Żeby określić, jak długi takie akta powinny znajdować się w naszym archiwum, musimy zwrócić uwagę na datę zatrudnienia pracownika. Najdłuższy, bo aż 50-letni okres przechowywania dotyczy osób, z którymi umowa została podpisana przed 1 stycznia 1999. Jeśli pracownik został zatrudniony później, ale przed 1 stycznia 2019 możemy ubiegać się o skrócenie terminu przechowywania z 50 na 10 lat. Takimi formalnościami nie trzeba martwić się w przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Tutaj zastosowanie ma okres 10-letni.

Aby uniknąć pomyłek i przestrzegać prawidłowych okresów przechowywania, najpierw należy przeprowadzić rzetelną archiwizację. Nie musimy robić tego sami – alternatywą jest przekazanie tych zadań specjalistom. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to usługi oferowane m.in. przez Ekoaktę.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *