Co powinniśmy zrobić, by fachowo zadbać o przechowywanie dokumentacji medycznej, dokumentów firmowych i księgowych? Nie wywiążemy się z tego istotnego obowiązku bez wiedzy na temat rodzaju akt i obowiązujących terminów.
Przechowywanie dokumentów w Twojej firmie
W zbiorach przedsiębiorstwa znajduje się wiele dokumentów, które należy przechowywać przez okres pięciu lat. W ten sposób należy zatroszczyć się np. o faktury zakupowe i sprzedażowe czy dokumentację zgłoszeniową do ZUS. Pięć lat przechowujemy także dokumenty księgowe i rachunkowe.
Musimy zdawać sobie sprawę z tego, że akta mogą różnić się pod względem okresu przechowywania. Najdłużej będziemy przechowywać dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych przez 1 stycznia 1999 roku. W tym przypadku zastosowanie ma okres sięgający aż pięćdziesięciu lat!
Obecnie jednak dokumentacja pracownicza przechowywana jest dużo krócej. Jeśli osoba została zatrudniona po 1 stycznia 2019, wystarczy, że jej akta będziemy przechowywać przez 10 lat. Z najbardziej złożoną sytuacją mamy do czynienia w przypadku pracowników i pracowniczek zatrudnionych pomiędzy tymi dwoma okresami, a więc między 1999 a 2019. W zależności od tego, czy złożymy specjalne pismo do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, może obowiązywać nas okres 50-letni lub 10-letni.
Przechowywanie akt – czy to właściwie potrzebne?
W większości przypadków zdecydowanie tak. Jako rzetelne, wywiązujące się ze swoich prawnych obowiązków przedsiębiorstwo, powinniśmy być gotowi na to, by w razie konieczności przedstawić zewnętrznych organom kontrolującym odpowiednie dokumenty. W razie braku akt zostanie nałożona na nas spora kara. Będziemy także borykać się z problemami z prawem.
Warto wiedzieć, że fachowe przechowywanie dokumentów firmowych, księgowych i medycznych to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów. Dla wielu przedsiębiorstw takie rozwiązanie po prostu się opłaca. Usługi przechowywania dokumentów to wygoda związana:
- z brakiem konieczności powiększania biura pod archiwum i płacenia za większą przestrzeń;
- z bardziej komfortową przeprowadzką (w końcu nie musimy przewozić całego archiwum, bo nasze akta spoczywają sobie bezpiecznie w zewnętrznej placówce);
- mniejszym stresem.
Klienci firm takich jak Destroy, doceniają wszystkie te zalety, wykorzystując w ten sposób zaoszczędzony czas i środki na rozwój swojego przedsiębiorstwa.
Archiwizacja a terminy przechowywania akt
Nie jest sekretem, że najłatwiej wywiązać się z obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji, gdy wśród akt panuje porządek i są one odpowiednio posegregowane. Profesjonalne uformowanie tematyczne i chronologiczne, nadanie właściwych oznaczeń i opisanie dokumentów to najlepsza droga do utrzymania zbiorów w nienagannym stanie. Współpraca z zewnętrzną, sprawdzoną firmą jest doskonałym pomysłem, gdy chcemy w sprawny sposób zająć się tym obowiązkiem, oszczędzić czas i mieć pewność, że proces zrealizowany został w bezpieczny sposób.