Niszczenie akt przez firmę zewnętrzną, a rodo

RODO to Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Ustawa ta dotyczy zarówno gromadzenia danych osobowych, jak i ich niszczenia. Dzięki wejściu tych przepisów w życie, wrażliwe dane osób fizycznych zaczęły przepływać w bezpieczny, ale nadal swobodny sposób. Rozporządzenie to zostało wdrożone przez wymagania Unii Europejskiej. Czy przepisy dotyczące RODO mają znaczenie także podczas niszczenia dokumentacji? Czy można zlecić zniszczenie akt firmie zewnętrznej?

RODO a niszczenie akt

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych daje przedsiębiorcom możliwość gromadzenia, zapisywania i przetwarzania różnych danych należących do osób fizycznych. Przepisy wymagają, by gromadzone były tylko niezbędne dane. Gdy przestaną być użyteczne, należy przeprowadzić niszczenie dokumentacji. Przepisy zawarte w rozporządzeniu mówią o tym, że niszczenie akt jest elementem przetwarzania danych osobowych. Powinno być ono więc przeprowadzone w sposób zapewniający poufność oraz bezpieczeństwo.

Niszczenie akt – lepiej zrobić to samodzielnie czy zlecić firmie zewnętrznej?

Sposób niszczenia dokumentacji jest bardzo ważny. Według RODO, dokumentacja musi zostać zniszczona tak, by proces ten był nieodwracalny. Zniszczenie akt powinno odbyć się tak, by nie dało się w żaden sposób danych odzyskać. O ile zniszczenie dokumentacji drukowanej na papierze jest proste i można to zrobić samodzielnie w odpowiedniej niszczarce, inne nośniki nie są tak łatwe w likwidacji.

Jeśli dokumenty znajdują się na nośnikach elektronicznych (np. płytach czy pendrive’ach) warto zlecić do zadanie zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w likwidowaniu danych osobowych. Firmy zewnętrzne dbają o to, by:

• dane zostały bezpowrotnie usunięte,
• nośnik był skutecznie zniszczony,
• dane nie trafiły w ręce osób trzecich,
• dane osobowe były potraktowane poufnie.

Czy można zlecić niszczenie akt firmie zewnętrznej?

Przepisy zawarte w ustawie mówią o tym, że jeśli przedsiębiorca nie ma możliwości skutecznego zniszczenia dokumentacji, może zlecić to zadanie firmie zewnętrznej. Dlatego też ta metoda jest często wybierana przez osoby odpowiedzialne za przechowywanie dokumentów. Mają one po prostu pewność, że wrażliwe dane osobowe zostaną skutecznie usunięte i nikt nieuprawniony nie będzie miał do nich dostępu.

Firmy zewnętrzne, które przeprowadzają niszczenie akt, mają do tego specjalne uprawnienia. W świetle przepisów prawa nie są one traktowane jako osoby trzecie, które nie powinny mieć dostępu do danych osobowych. Warto wiedzieć, że firmy te darzone są zaufaniem i nie sprawdzają danych przed ich zniszczeniem. Zajmują się tylko likwidacją niepotrzebnej już dokumentacji.

Po skutecznym zlikwidowaniu nośnika zawierającego dane osobowe, osoby odpowiedzialne sporządzają odpowiedni protokół, który zapewnia o zniszczeniu dokumentacji oraz nośnika.

Należy pamiętać, że przepisy określają, kiedy niszczenie dokumentów jest niezbędne i powinno zostać przeprowadzone w najbliższym czasie. Warto zlecić do profesjonalistom, którzy zajmują się likwidowaniem poufnej dokumentacji. Taką firmą jest np. Rhenus-Data.