Archiwizacja dokumentów w świetle outsourcingu

Prowadząc przedsiębiorstwo, należy liczyć się z potrzebą bezpiecznego przechowywania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentów. Archiwizacja danych może być wykonana bezpośrednio przez firmę lub zlecona na drodze outsourcingu. Na czym polega archiwizacja dokumentów i kiedy się ją stosuje?

Czym jest archiwizacja dokumentacji?

Archiwizacja dokumentów to nic innego jak ich przechowywanie w taki sposób, by istniała pewność o ich nienaruszeniu z jednoczesnym łatwym dostępem do wglądu. Archiwa firm zawierają więc umowy z pracownikami czy klientami, a także zapiski dotyczące umów sponsorskich czy układów z innymi przedsiębiorstwami. Innymi słowy, archiwizacja akt dotyczy zapisów, które nie mogą być dostępne dla osób postronnych, przy jednoczesnym łatwym dostępie dla wybranych pracowników firmy. Dokumenty podlegają następującym procesom:

• Klasyfikacja dokumentów,
• Digitalizacja,
• Archiwizacja,
• Niszczenie dokumentów.

Archiwizacja akt w świetle prawa

Archiwizacja jest procesem, którego przedsiębiorstwo nie może zaniedbać w żadnym stopniu. Instytucje państwowe, np. urząd skarbowy, mogą ubiegać się o wgląd do danych zarchiwizowanych przez firmę. Może to dotyczyć zarówno zapisków z osobami fizycznymi, jak i innymi firmami. W przypadku, gdy dana instytucja nie archiwizuje danych, naraża się na konsekwencje prawne w postaci kary porządkowej.

Outsourcing rozwiązaniem dla małych i dużych firm

Archiwizacja danych nie jest prosta. Różne rodzaje dokumentów mają określoną ważność, czyli czas, po którym muszą ulec zniszczeniu. Co więcej, typ danych określa także sposób ich niszczenia, a ewentualne pomyłki na drodze archiwizacji czy utylizacji dokumentów mogą wiązać się z konsekwencjami prawnymi. Dlatego świetnym rozwiązaniem jest wykorzystanie firmy zewnętrznej zajmującej się archiwizacją danych profesjonalnie. Przykładem takiej firmy są EkoAkta. Przedsiębiorstwo decydujące się na outsourcing może liczyć na prawidłową archiwizację dokumentów oraz ich kategoryzację. Ułatwia to dostęp do potrzebnych akt oraz pozwala na ułożenie dokumentów zgodnie z ich czasem ważności. Outsourcing jest przydatny dla dużych firm, gdzie liczba dokumentów podlegających archiwizacji jest bardzo duża, jak i dla małych firm rozpoczynających swoją przygodę na rynku, które obawiają się konsekwencji prawnych z wiązanych z nieprawidłową archiwizacją akt.