Jak przebiega profesjonalny proces niszczenia dokumentów?

Dokumenty papierowe są w ostatnich latach konsekwentnie zastępowane przez dokumenty i archiwa cyfrowe. W wielu firmach i instytucjach nadal jednak archiwizowane są również papierowe wersje dokumentów i akt, których cykl życia jest określony. Następnie przedawniona dokumentacja powinna ulec niszczeniu. Jak przeprowadzić profesjonalne niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującym prawem i zasadami RODO?

Niszczenie dokumentów a RODO

Przepisy związane z RODO i ochroną danych osobowych weszły w życie kilka lat temu, a niestosowanie się do tych zasad grozi poważnymi konsekwencjami finansowymi. Dotyczy to również takich obszarów jak niszczenie dokumentacji.

Aktualnie prawo w żaden sposób nie narzuca konkretnego sposobu niszczenia dokumentów. Każda firma może zrobić to we własnym zakresie, we własnym biurze i z wykorzystaniem własnego sprzętu. Zasadny RODO nie określają również rozmiarów ścinków w niszczarkach. Najważniejsze jest, aby nie było możliwe odczytanie danych ze zutylizowanych dokumentów.

Profesjonalne niszczenie dokumentów

W przypadku dużych firm i instytucji samodzielne niszczenie dokumentacji może być trudnym wyzwaniem logistycznym. Pracodawca musi zaangażować w to zadanie pracowników i poświęcić ich czas. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług podmiotów oferujących profesjonalne i skuteczne niszczenie dokumentów.

Powierzenie ważnych i poufnych informacji zewnętrznej firmie może budzić spore wątpliwości. Dlatego ważne jest, aby dokładnie zweryfikować potencjalnego usługodawcę. Wyspecjalizowane przedsiębiorstwa profesjonalnie podchodzą do sposobu realizacji usługi oraz zachowania poufności informacji. Jedną z takich firm jest firma Destroy.

Co zapewnia profesjonalny usługodawca?

Bezpieczne niszczenie akt wymaga opracowania i dopełnienia szeregu procedur. Obejmują one takie procesy, jak:

• transport do placówki – podczas transportu dokumentów do miejsca utylizacji muszą być one dobrze zabezpieczone. Natomiast czas między odbiorem dokumentów a ich utylizacją powinien zostać skrócony do minimum.
• proces niszczenia dokumentów – dokumenty niszczone są za pomocą specjalistycznych instalacji i maszyn. Po zakończeniu procesu utylizacji odczytanie informacji z akt nie jest możliwe.
• dowód utylizacji dokumentacji – usługodawca zobowiązany jest dostarczyć dowód wykonanej utylizacji.

Troska o bezpieczeństwo danych osobowych oraz innych informacji związanych z działalnością firmy jest gwarancją niezawodności i zaufania. Po wejściu w życie restrykcji związanych z RODO proces niszczenia dokumentacji traktowany jest z jeszcze większą starannością i rozwagą. Dlatego tak ważne jest powierzenie tego zadania wyłącznie zaufanym podmiotom.